Plantilla de cronograma de evento
Todo lo que hay que resolver antes de un congreso, una jornada o un lanzamiento: sede, proveedores, oradores, inscripciones y logística. Ábrela gratis para ajustarla a tu evento, o descárgala en Excel.
- 1Planificación
- 1.1Objetivos, público y presupuesto
- 1.2Hito:Presupuesto aprobado
- 2Sede y proveedores
- 2.1Búsqueda y reserva de sede
- 2.2Hito:Sede confirmada
- 2.3Contratación de catering
- 2.4Contratación de audio y video
- 2.5Ambientación y señalética
- 2.6Hito:Proveedores confirmados
- 3Programa y oradores
- 3.1Armado del programa
- 3.2Confirmación de oradores
- 3.3Presentaciones y materiales
- 4Comunicación e inscripciones
- 4.1Sitio web e inscripciones
- 4.2Envío de invitaciones
- 4.3Campaña de difusión
- 4.4Hito:Cierre de inscripciones
- 5Logística final
- 5.1Acreditaciones y credenciales
- 5.2Ensayo general
- 6Evento
- 6.1Día del evento
- 7Cierre
- 7.1Encuesta de satisfacción
- 7.2Pagos a proveedores
- 7.3Informe final
- 7.4Hito:Evento cerrado
Qué es un cronograma de evento
Un cronograma de evento se arma hacia atrás desde una fecha que no se mueve: el día del evento. Muestra qué hay que cerrar primero, como la sede, de qué depende cada tarea y cuánto margen queda antes del día.
Sirve para coordinar a proveedores, oradores y equipo de marketing con un solo plan, y para ver a tiempo cuándo un atraso pone en riesgo la fecha.
Las etapas de un evento
- Etapa 1 · 1 semana
Planificación
Objetivos, público y presupuesto. Hasta que el presupuesto está aprobado no conviene comprometer nada: de él dependen la sede y el tamaño del evento.
- Objetivos, público y presupuesto3 días
- Presupuesto aprobadoHito
- Etapa 2 · 3 semanas
Sede y proveedores
La sede es lo primero que hay que cerrar, porque catering, audio y video y ambientación dependen de ella. Es también lo que más se agota con poca anticipación.
- Búsqueda y reserva de sede8 días
- Sede confirmadaHito
- Contratación de catering5 días
- Contratación de audio y video5 días
- Ambientación y señalética4 días
- Proveedores confirmadosHito
- Etapa 3 · 5 semanas
Programa y oradores
El programa, los oradores y sus materiales. Confirmar oradores suele llevar más de lo previsto: conviene empezar apenas hay un borrador del programa.
- Armado del programa6 días
- Confirmación de oradores15 días
- Presentaciones y materiales6 días
- Etapa 4 · 7 semanas
Comunicación e inscripciones
Sitio web, invitaciones y campaña de difusión hasta el cierre de inscripciones, que define cuánta gente esperar.
- Sitio web e inscripciones5 días
- Envío de invitaciones3 días
- Campaña de difusión25 días
- Cierre de inscripcionesHito
- Etapa 5 · 1 semana
Logística final
Acreditaciones y un ensayo general con todo montado, para resolver los imprevistos antes del día y no durante.
- Acreditaciones y credenciales3 días
- Ensayo general1 días
- Etapa 6 · 1 semana
Evento
El día del evento, con todo lo anterior resuelto.
- Día del evento1 días
- Etapa 7 · 2 semanas
Cierre
Encuesta a los asistentes, pagos a proveedores e informe final con resultados y aprendizajes.
- Encuesta de satisfacción3 días
- Pagos a proveedores5 días
- Informe final3 días
- Evento cerradoHito
Cómo usar la plantilla
- 01
Ábrela en LaraPlan
Se abre con las etapas, tareas y dependencias cargadas, como un evento en preparación. No necesitas cuenta.
- 02
Ajústala a tu evento
Cambia la fecha, agrega proveedores o borra lo que no aplique. Si algo se atrasa, lo que depende de ello se corre solo.
- 03
Sigue el avance
Marca el progreso de cada tarea y mira de un vistazo si el día del evento sigue en pie.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta anticipación hay que empezar?
- Para un evento de cien a quinientas personas, entre tres y cuatro meses. La sede y los oradores son lo primero que se agota: cuanto antes se cierren, más margen queda para lo demás.
- ¿Qué pasa si se atrasa la reserva de la sede?
- Se corre todo lo que depende de ella: proveedores, invitaciones y ambientación. En LaraPlan las tareas enlazadas se mueven solas y ves enseguida si el día del evento sigue en pie.
- ¿Puedo descargar el cronograma en Excel?
- Sí. El botón Descargar en Excel baja las tareas con su duración, sus fechas a partir de hoy, sus dependencias y sus responsables.
- ¿Es gratis?
- Sí. Puedes abrir la plantilla y editar tu cronograma sin pagar y sin crear una cuenta.